Hallo Anu,
seit 2015 leitest du unser Hockeybüro. „Leitest“ ist sicherlich gut gesagt. Es ist ein Einfrauenbüro“. Mit anderen Worten: Du bist unser Hockeybüro. Da ist es an der Zeit, dich und deine Tätigkeitsfelder nochmals näher vorzustellen. Bist du bereit? Los geht es:
Zu deinen Aufgabengebieten gehört die Mitgliederverwaltung. Das heißt jedes Neumitglied klopft bei dir an und sagt:“ Hier bin ich und ich möchte Rotationist werden. Ist das richtig? Wie läuft das Aufnahmeverfahren ab?
Wenn Hockeyinteressierte mit und ohne Vorkenntnissen bei mir anklopfen, leite ich die Gesuche der Erwachsenen beispielsweise erst einmal an Robert weiter, der gemeinsam mit ihnen und dem jeweiligen Trainer eine geeignete Mannschaft im Verein auswählt. Dort wird zunächst maximal vier Wochen probetrainiert und wenn alle Beteiligten zugestimmt haben, versendet er den Link zum Aufnahmeantrag und erfragt die erforderlichen Daten für den Spielerpass. Sobald alles beisammen ist, bekomme ich es auf den Tisch. Ich beantrage dann den Spielerpass beim Berliner Hockey Verband, füge sämtliche Daten unserem Vereinsverwaltungstool und für die mannschaftsinterne Kommunikation der richtigen Team-Gruppe hinzu, informiere Matthias Büsch über den Neueintritt, der für das Beitragswesen zuständig ist, und heiße unser neues Mitglied mit einem Willkommensschreiben samt Link zu seinem Mannschaftskalender willkommen. Wenn die Wechselfristen eingehalten sind, geht das alles recht schnell. Sollte ein Spieler aber aufgrund besonderer Umstände nicht fristgerecht wechseln können und dennoch gleich in Spielen eingesetzt werden, ist es an mir, beim BHV einen Härtefallantrag zu stellen, damit der Spielerpass doch noch rechtzeitig zur laufenden Saison für Rotation ausgestellt werden kann. Das kommt allerdings sehr selten vor, da hier die Regeln für Sonderfälle sehr streng sind.
Seit kurzer Zeit haben wir ein neues Tool, CLUBDESK. Ich vermute, dass Clubdesk die Mitgliederverwaltung und damit auch deine Haupttätigkeitsfeld wesentlich erleichtert. Hast du schon erste Erfahrungen? Erzähl mal.
Seit nunmehr acht Jahren bin ich im Verein für die Mitgliedsverwaltung zuständig. Angefangen habe ich, als der Verein aus rund 300 Mitgliedern bestand. Wie wir alle wissen, ist diese Zahl seither auf etwa 820 gestiegen – Tendenz steigend. Bis zur Umstellung auf Clubdesk mussten zu Zwecken der Mitgliederadministration von mir einige Tabellen mit Daten gefüttert werden, aus denen sich andere Verantwortliche im Verein wichtige Informationen entnehmen konnten. Vor allem mit Matthias Büsch vom Beitragswesen arbeite ich eng zusammen. Je mehr Mitglieder hinzukamen, desto mehr wurde mir bewusst, dass diese Flickschusterei aus allen Nähten zu platzen drohte. Hendrik Melz gab mir den Tipp, dass es auf dem Markt immer mehr Tools gebe, die Vereinen in der Verwaltungsarbeit und Kommunikation unter die Arme greifen und so beschloss ich gemeinsam mit Matthias, die Anschaffung eines solchen Tools bei der Abteilungsleitung zu erbitten.
Julia Thun, die ja bereits unsere Website zu neuem und fantastischem Glanz hat erstrahlen lassen, hatte daraufhin angeboten, sich um die Suche nach einem für Rotation adäquaten Tool zu kümmern. Clubdesk vereinfacht meine Arbeit schon um einiges. Nachdem von mir der Datensatz eines neuen Mitglieds/Trainers/Betreuers/Mitgliedsanwärters etc. eingegeben bzw. hochgeladen wurde, haben alle anderen legitimierten Parteien im Verein ebenfalls gleich Zugriff darauf und können damit ihre jeweiligen Arbeiten erledigen und ggf. Daten hinzufügen. Dank verschiedener Kontaktformulare muss ich nun auch nicht mehr alle Daten händisch eintragen, sondern kann den ganzen Satz in einem Rutsch hochladen. Beitragswesen, Gehaltsabrechnungen, Clubkalender, Mannschaftskommunikation, Wartelisten etc. können hierüber bearbeitet werden – alles unter den strengen Vorgaben des Datenschutzes selbstverständlich.
Insbesondere im Nachwuchsbereich war es bis 2015 so, dass jeder/jede die sich im Hockey bei uns ausprobieren wollte einfach beim Training der jeweiligen Altersgruppe vorbeikommen konnte und dann am Training teilnahm. Das behinderte den Trainingsbetrieb homogener Trainingsgruppen. Wir entschieden uns daher damals 2* jährlich ein Probetraining durchzuführen und Interessenten bis dahin auf eine Warteliste zu setzen. Für diese Wartelisten und die formelle Organisation des Probetrainings bist du zuständig. Lass uns mal teilhaben, wie das abläuft und welche Erfahrungen du und wir gesammelt haben.
Die administrative Koordination der Kinderprobetrainings habe ich 2015 übernommen. Der Zulauf an hockeyinteressierten Kindern war zu dem Zeitpunkt bereits enorm. Wie Du schon sagtest, war es nicht mehr möglich, all diese Kinder in den regulären Trainings Hockey ausprobieren zu lassen, weil dadurch die bereits bestehenden Trainingsgruppen zu sehr hintenanstehen mussten und mit ihren Übungseinheiten kaum mehr vorankamen. Die halbjährlichen Schnuppertage wurden eingeführt, um allen Kindern gerecht werden zu können. In Hochzeiten umfassten die Wartelisten insgesamt zwei- bis dreihundert Kinder. Dann kam Corona und die Anzahl der Interessenten sank rapide. Seither hat sich der Zustrom aber wieder erholt.
Im Lauf der Jahre haben wir bemerkt, dass halbjährliche Schnuppertage nicht ausreichen. Vor allem der Bereich der männlichen U8 und U10 war inzwischen zu spärlich besetzt und es wurde schwierig, den Teams in diesen Altersklasse genügend neue Kids hinzu zu fügen. Wer einen kleinen Sohn von fünf oder sechs Jahre hat, der einen starken Bewegungsdrang hat und nicht gleich bei Rotation Hockey unterkommt, wird verständlicherweise möglichst schnell versuchen, ihn in anderen Vereinen/Sportarten unterzubringen. Diese Kinder sind dann für uns verloren gegangen und fehlen später in der Mannschaftsstärke. Paul Koch und ich haben uns gemeinsam mit den Trainer:innen über den Sommer nun ein angepasstes Schnupperprozedere überlegt: Vor allem die kleineren Kinder von U5 bis U8, die den größten Teil unserer Wartenden ausmachen, werden von nun an mindestens vier Mal im Jahr die Möglichkeit erhalten, an Schnuppertagen teilzunehmen und von dort aus in die Probetrainings starten. In den Jahrgängen U10 und älter leite ich die Anfragen direkt an die jeweiligen Trainer:innen und Betreuer:innen weiter, die dann angepasst an ihre eigene Mannschaftskapazität und der individuellen Anzahl der Wartenden entscheiden können, wann die Kinder am besten einem Probetraining zugeführt werden können.
Zur Frage, wie so ein Probetrainingsprozedere im Kinderbereich abläuft: Die Eltern melden sich per Kontaktformular für Probetrainings, welches ganz einfach auf unserer Website per Link zu finden ist (https://rotationhockey.clubdesk.com/formulare/anfragenprobetraining) und direkt bei mit landet. Ich antworte den Eltern, ordne die Kinder in Clubdesk als Probetrainingsanfragende der jeweiligen Mannschaft zu und informiere die Betreuer:innen darüber. In den Jahrgängen bis U8 werden regelmäßig Schnuppertagstermine abgesprochen, zu denen ich die Kinder dann einlade. Ab diesem Punkt übernehmen dann die Betreuer:innen die weitere Kommunikation, da dann doch die ein oder andere Frage aufploppt und ich mit den Trainingsgepflogenheiten der verschiedenen Mannschaften und Trainingsgruppen nicht vertraut bin. Ich steige dann nach Beendigung der Probetrainingsphase wieder ein, wenn die Kids das Okay der Trainer:innnen und von den Betreuer:innen den Link zum Aufnahmeformular erhalten haben und ihn ausgefüllt samt Foto für den Spielerpass an mich gesendet haben.
Gerade in diesem Moment jonglieren die Trainer:innen, Betreuer:innen und ich gerade 140 Kids auf der Warteliste und weitere 74 Kids befinden sich in Probetrainings. Es ist immer gut zu tun.
Natürlich wollen wir auch etwas über dich persönlich wissen. Du spielst kein Hockey. Wie bist du zu deinem Engagement für uns gekommen?
Das stimmt, ich spiele kein Hockey, aber mein Mann tut dies seit seiner Kindheit mit großer Begeisterung. Nachdem er den Posten als Sportwart bei Rotation von Dir, lieber Frank, übernahm und unsere Tochter im U8-Alter ebenfalls Hockey zu spielen begann, konnte er mich dank seiner sicher einigen im Club bekannten Überredungskünste für die Arbeit im Verein rekrutieren.
Was machst du beruflich und wie „verträgt“ sich Beruf und dein Engagement im Hockeybüro?
Hauptberuflich arbeite ich als Flugbegleiterin. Das tue ich in Teilzeit und kann mich so an den freien Tagen um Familie und Rotation kümmern. Ich erledige meine Aufgaben für Rotation in Homeoffice und manchmal besonders wichtiges auch im Transit zwischen zwei Flügen. Wird es beim fristgerechten Beantragen oder Löschen von Spielerpässen aufgrund von zeitkritischen Zu- oder Absagen mal knapp, dann steht mir netterweise Matthias Büsch zur Seite, der ebenfalls die Berechtigung dazu hat.
Was gefällt dir bei Rotation und welche Wünsche hast du für uns, für Hockey bei Rotation?
Rotation ist ein fantastischer, bunt gemischter und liebenswerter Haufen hockeyverrücker Kids und Erwachsener in einem quirligen Kiez. So viele Leute ziehen mit Begeisterung an einem Strang, um Rotation und diesem großartigen Sport Leben einzuhauchen und es macht enorm Spaß, ein Teil davon zu sein. Was in den Jahren, die ich nun dabei bin, aus der kleinen Hockeysparte von Rotation geworden ist und wieviel Mühen es allein der ehrenamtlichen Abteilungsleitung gekostet hat und immernoch kostet, alles dorthin gebracht zu haben und am Laufen zu halten, ist beeindrucken. Sie sind mit Herzblut dabei und gehen dafür auch des öfteren an ihre Grenzen. Es bereitet mir viel Freude zu sehen, dass sich unsere Erwachsenenmannschaften immer mehr mit rotationseigenem Nachwuchs füllen. Rotation Hockey ist vom Underdog zu einer festen Größe in Berlin geworden und hat es mittlerweile sogar deutschlandweit und teils auch über die Grenzen hinaus zu Bekanntheit gebracht. Die 1. Damen und 1. Herren mischen in der Hallensaison bereits in der 2. Bundesliga mit und ich bin gespannt, was da noch auf uns wartet. Das alles kommt nicht von nichts und ich wünsche Rotation, dass sich weiterhin viele engagierte Mitglieder und Freiwillige finden, die bereit sind, für den Verein einen Schritt mehr zu gehen und ihr Know-how und ihre Zeit zur Verfügung stellen. Davon leben wir.
